„To nie nasza wina, to wina Zaopatrzenia!”, „Zakupy nie znają NASZYCH realiów!”, „To nie nasz problem, tylko Produkcji!”, „A co właściwie robi HR?!”, „Nie będę z nimi rozmawiał, oni nas nie rozumieją!”… Brzmi znajomo?

Jeśli powyższe stwierdzenia nie są Ci obce to znaczy, że pracujesz w firmie, która jak wiele innych, boryka się z tym problemem. Chodzi o  SILOSY.

Działanie firmy silosowej możemy przedstawić na prostym przykładzie gorącego ziemniaka wyciągniętego prosto z ogniska i przerzucanego z ręki do ręki.

Wyobraźmy sobie, że gorącymi ziemniakami w naszym przypadku są problemy występujące w organizacji. Pracownicy przerzucają je z działu do działu, nie biorąc odpowiedzialności za ich rozwiązanie.

Silosy – czyli….

Silosy to bariery występujące między departamentami. Sprawiają, że ludzie, zamiast współpracować i dzielić się informacjami, działają przeciwko sobie.

Takie zjawisko często nazywane jest „napotykaniem na mury”, walką o wpływy wewnątrz firmy, polityką departamentową czy rywalizacją między wydziałami. Niezależnie od nazwy jaką przyjmiemy – jest to jeden z najbardziej frustrujących aspektów obniżających efektywność organizacji.

W jakich warunkach tworzą się silosy

Silosy tworzą się kiedy dyrektorzy zachęcają do rywalizacji zamiast do współpracy. Nie tworzą warunków sprzyjających wspólnemu działaniu.

Silosy powstają również w firmach:

  • o sztywnej strukturze,
  • w których nie zachęca się do budowania sieci wewnętrznych kontaktów,
  • gdzie cele departamentów są rozbieżne,
  • w których zakres odpowiedzialności i wpływu menedżera kończy się na jego departamencie.

Jak wygląda codzienny krajobraz firmy silosowej?

W firmie silosowej pracownicy ograniczają swoją działalność do departamentu, w którym pracują.

Problemy przerzucane są z działu do działu lub rozwiązywane w wąskiej grupie, co uniemożliwia korzystanie z wiedzy kolegów z innych działów.

Specjaliści wdrażający usprawnienia wymyślają koła na nowo, czyli po jakimś czasie okazuje się, że ich „innowacje” świetnie działają w innym departamencie.

Ponadto, w firmach silosowych mamy do czynienia z:

  • konfliktami między działami,
  • brakiem współpracy,
  • niezrozumieniem swoich obowiązków i odpowiedzialności,
  • niechęcią do nawiązywania relacji z osobami spoza działu,
  • brakiem wymiany informacji,
  • brakiem spójności działań między działami,
  • z wewnętrzną konkurencją i rywalizacją.

Efekt: Niska skuteczność w rozwiązywaniu problemów firmy i obniżona efektywność.

Zrób test i sprawdź, czy ten problem występuje w Twojej firmie

Komunikacja i współpraca  TAK  NIEReagowanie na zmiany  TAK  NIEAlokacja zasobów  TAK  NIE
Pracownicy przeważnie utrzymują kontakty z osobami z własnej grupy.    ___  ___Wielu pracowników reaguje negatywnie na zmiany.  ___  ___Większość zasobów firmy zużywają wpływowe grupy i jednostki.  ___  ___
Istnieją subkultury, których granice pokrywają się z podziałami narzucanymi przez strukturę organizacyjną.      ___    ___Pracownicy działają według głęboko utrwalonych procedur.  ___  ___Ludziom spoza głównej grupy trudno jest uzyskać zasoby.  ___  ___
Między działami występują problemy komunikacyjne.    ___  ___Upłynęło sporo czasu odkąd firma stworzyła znaczące źródło nowych przychodów.    ___  ___Wpływowe grupy lub jednostki spowalniają podejmowanie decyzji.  ___  ___
Współpraca między departamentami pogorszyła się w ciągu ostatnich kilku lat.      ___    ___Wdrożone zmiany nie utrzymują się długo i ludzie wracają do starych metod.    ___    ___Grupy lub jednostki, które dysponowały wpływami kilka lat temu, rozszerzyły je od tamtej pory.    ___    ___
SUMA  SUMA  SUMA  

Opracowano na podstawie artykułu „Zmienić po to by zmieniać” HBR nr R1006D

PUNKTACJA KOŃCOWA

0-2   ODPOWIEDZI TWIERDZĄCYCHNie musisz jeszcze reagować
3-7   ODPOWIEDZI TWIERDZĄCYCHZacznij działać, to najlepsza pora na zmiany
8-12 ODPOWIEDZI TWIERDZĄCYCHTwoja firma potrzebuje znaczących zmian!

Aby ustalić jakich zmian potrzebuje Twoja firma, spójrz na sumę punktów w każdej kategorii.

Kolumna pierwsza dotyczy struktury organizacyjnej a co za tym idzie ścieżek komunikacji między działami. Kolumna druga dotyczy sposobu wdrażania zmian. Wysoki wynik w trzeciej kolumnie to sygnał na to, że powinieneś wdrożyć liczne zmiany równocześnie, aby podnieść efektywność.

Jeśli pracujesz w organizacji silosowej to czeka Cię długa droga do zbudowania relacji opartych na współpracy. Burzenie murów występujących między departamentami też proste nie jest, ale kiedy firma pozbędzie się silosów to wtedy otaczać Cię zacznie zupełnie inna rzeczywistość m.in. wyższa efektywność i zaangażowanie, dobre relacje oraz chęć dialogu pomiędzy departamentami.